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GED e motor de regras de negócio – Como a combinação entre os dois pode agregar valor ao serviço e entrega da sua empresa.

por ASBPM

Como parte do processo de gestão de eletrônica de documentos (GED) uma indexação eficiente, onde todos os campos estão preenchidos de forma correta é primordial para estruturar tanto o armazenamento digital destes documentos, quanto os processos de análise, pesquisa e verificação dos registros de maneira otimizada. Imagine como é frustrante e oneroso ter uma informação importante faltando na ficha que é necessário analisar.

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Este cenário é desafiador na realidade de muitas empresas, principalmente quando nos perguntamos o quão coerente é a informação que consta no índice do GED. Eles realmente agregam valor e descrevem de forma intuitiva o que será pesquisado posteriormente? E como se dá essa análise de documentos quando é necessário saber várias informações? Vamos exemplificar o caso de uma ficha cadastral de um novo funcionário, por exemplo, em que o simples fato de utilizarmos o CPF como índice permite a pesquisa, mas as demais informações tais como nome, endereço, estado civil e se já participou de outro processo seletivo na empresa não constam no filtro de informações da sua pesquisa. Não seriam estas informações relevantes para contratação deste novo colaborador? Ou ainda, pense na análise de um contrato de fornecedor. Somente o CNPJ é suficiente para se analisar o documento?

MAS COMO REDUZIR O TEMPO DE INDEXAÇÃO DE DOCUMENTOS E AGREGAR VALOR COM A PRÉ ANÁLISE DE ÍNDICES NO SEU GED?

COMBINANDO O GED COM UM MOTOR DE REGRAS DE NEGÓCIO!

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Utilizando um motor de regras de negócio de forma integrada ao GED, poderemos validar a obrigatoriedade do índice com base na finalidade do documento, incluir índices neste arquivo por meio de consulta a fontes públicas oficiais e validar dados como CPF, CNPJ, Endereços, etc. cruzando com informações de banco de dados próprios. Nós já exemplificamos e descrevemos como um motor de regras de negócio utiliza estas informações públicas para conferência em outro artigo do blog ASBPM, se você ainda não leu e quer saber como funciona na prática, acesse:

– Como utilizar as informações de dados públicos oficiais a favor do seu negocio

Desta forma teremos apenas índices chave para digitação e o motor de regras fará todo o trabalho de preenchimento e verificação de dados com uma pré-análise deste documento, reduzindo tempo, otimizando os tramites documentais e reduzindo perdas com fraudes.

Esta é apenas uma das aplicabilidades de um motor de regras de negócio integrado ao GED. Conheça mais vantagens desta solução em outras áreas e quais os principais benefícios capazes de transformar a rotina da sua empresa. Acesse:

– Como utilizar as informações de dados públicos oficiais a favor do seu negocio

Ou entre em contato conosco para te apresentarmos a solução.

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